CONDITIONS GÉNÉRALES DE VENTE LABEL RSE POSITIVE COMPAN

DEFINITIONS

RSE : Responsabilité Sociétale des Entreprises

Audit : Désigne l’ensemble du process de labellisation ou de renouvellement, à savoir l’évaluation du Client couplé aux enquêtes parties prenantes.

Devis : Tarification des prestations incluses dans le programme de labellisation et conditions générales associées.

Evaluation Entreprise : Désigne le questionnaire en ligne que le Client doit compléter pour reporter ses actions RSE.

Enquêtes parties prenantes : Désigne les enquêtes anonymes en ligne administrées par Positive Company dans le cadre d’un audit.

Guide de labellisation : Document de référence reprenant l’ensemble des conditions de déroulement de l’audit, de labellisation et clauses particulières. Il est disponible en permanence sur notre serveur à https://www.positive-company.eu/knowledge/article/34.

Guide de communication : Désigne le guide de référence à suivre pour que le Client communique auprès de ses parties prenantes avant, pendant, et après l’audit. Il est disponible en permanence sur notre serveur à https://www.positive-company.eu/knowledge/article/10.

Rapport d’audit : Désigne le rapport présentant les résultats de l’audit, et les recommandations associées.

Réunion de lancement : Désigne la réunion avec le Client au démarrage du projet afin de définir les grandes étapes contractuelles de l’audit.

Réunion de restitution : Désigne la réunion avec le Client à la fin de l’audit afin de présenter le rapport d’audit.

Article 1 : MODALITÉS DE PAIEMENT ET FRAIS ANNEXES

Les conditions de paiement du programme de labellisation, de son renouvellement ou de toute autre prestations sont à 100% au démarrage du projet. Aucune restitution de programme de labellisation ou tout autre prestation ne pourra être réalisée sans le paiement de la totalité des montants dus.

Le tarif de l’audit est fonction du nombre de collaborateurs au moment de chaque renouvellement suivant la grille tarifaire en vigueur, conformément au devis préalablement signé.

Sont considérés comme « collaborateurs » :

• Les salariés,
• Les stagiaires et alternants,
• Les sociétaires,
• Les consultants externes à temps plein,
• Les freelances qui passent plus de 50% de leur temps actif pour l’organisation,
• Les intérimaires.

Les frais (transport/hôtel/restauration) liés aux déplacements des consultants PWP effectués en dehors de l’Île de France ne sont pas inclus dans ce devis et seront refacturés au réel, sur accord préalable du Client.

Article 2 : CONDITIONS D’OBTENTION ET DE RENOUVELLEMENT DU LABEL 

Les conditions d’obtention sont reprises dans le Guide de labellisation https://www.positive-company.eu/knowledge/article/36.

La notation est fondée à 50% sur le score obtenu sur le référentiel RSE et à 50% sur celui obtenu aux enquêtes auprès des parties prenantes. Toutes les parties prenantes ont le même poids dans la notation (Salarié, Client…). Sauf événement important au sein de l’entreprise (acquisition, fusion, PSE, etc.), le score obtenu par les enquêtes auprès des parties prenantes est valable pendant 18 mois à compter de la date d’obtention.  Le Client verra sa note évoluer d’un audit à l’autre en fonction des progrès réalisés au cours des 18 premiers mois. Le renouvellement doit impérativement être réalisé entre 15 et 18 mois à date d’obtention du label. Pour maintenir sa labellisation au-delà d’une première période de 3 ans, le Client devra relancer un audit complet (référentiel RSE et administration des enquêtes).

Article 3 : CONDITIONS DE REALISATION DES ENQUETES PARTIES PRENANTES

L’offre tarifaire de Positive Company inclut l’envoi à 1000 contacts pour chaque partie prenante et à la totalité des salariés. Tout dépassement de cette limite fera l’objet d’une actualisation du devis, en commun accord avec le Client. En signant le devis joint, le Client s’engage à ne pas écarter de contacts en vu d’améliorer son score. Tout acte en ce sens se verrait être considéré comme un non-respect de l’article 5.

Toute personnalisation du questionnaire (ajout de questions, modification etc.) en dehors de l’ajout du logo du Client fera l’objet d’un devis complémentaire.

Toute version linguistique autre que l’Anglais fera aussi l’objet d’un devis complémentaire.

Article 4 : GESTION DU PROJET DE LABELLISATION ET DE RENOUVELLEMENT

Par défaut, un programme de labellisation se déroule en 4 temps forts :

1.      Le lancement du projet avec l’équipe projet chez le Client.

2.      Un point de relecture des réponses à l’évaluation en ligne.

3.      Le lancement des enquêtes auprès des parties prenantes.

4.      Une réunion de restitution de l’audit et recommandations associées.

Le programme de labellisation ou son renouvellement doit être réalisé conformément au planning initial prévu lors de la réunion de lancement. Toute modification de planning ou d’ajout d’étape dans l’audit fera l’objet de coûts supplémentaires liés au dépassement des heures de gestion de projet.

Article 8 : VÉRACITÉ DES INFORMATIONS DÉLIVRÉES PAR LE CLIENT ET CONDITIONS DE DESTITUTION DU LABEL

Le Client s’engage à délivrer lors du programme ou de toute autre prestation des informations justes, réelles et de bonne foi. De même qu’il s’engage à déclarer auprès de PWP toute activité non intégrée dans le périmètre de la labellisation, et toute opération importante en cours ou à venir pouvant impacter l’analyse de l’entreprise (fusion, acquisition, cession, etc.).Toute fausse déclaration, document falsifié, écartement volontaire de contacts lors des enquêtes auprès des parties prenantes ou acte frauduleux, entrainera un arrêt immédiat du programme de labellisation PWP et/ou une destitution du label, une exclusion du Collectif PWP, et déclenchera les pénalités dues en Article 5, indépendamment des poursuites judiciaires que PWP pourrait engager. Toute information, document, attestation délivrée après les remises des rapports de labellisation / renouvellement ne pourront en aucun cas être intégrés dans la notation de l’entreprise ni ne fera l’objet d’une mise à jour des rapports. Les activités de PWP sont encadrées par un Comité Ethique et Stratégique. Celui-ci a tout pouvoir en cas de controverse publique pour invalider la remise du label et/ou destituer un Client de sa licence. Le Comité devra alors se réunir pour prendre acte et voter. Le Client sera averti 7 jours ouvrables avant que se tienne cette réunion et pourra remettre au Comité un dossier présentant ses arguments.  La décision lui sera communiquée par recommandé sous 48h. En cas de destitution, le Client aura 30 jours à réception de la décision pour supprimer de tous ses supports le logo PWP.

Dans ce cadre, une page dénommée Controverse est accessible à l’adresse suivante : https://www.positive-company.eu/controverse.

Cette page permet à toute partie prenante (client, fournisseur, salarié, partenaire, etc.) de faire remonter des sujets, signalements ou préoccupations en lien avec les pratiques sociales, sociétales, environnementales ou de gouvernance de l’entité labellisée ou en cours de labellisation.

Positive Company garantit que :

• La gestion des signalements respecte les principes de neutralité, de confidentialité, et de protection des données personnelles, conformément à la réglementation en vigueur.
• Chaque signalement sera évalué de manière objective, avec une communication adaptée vers les parties concernées.

Les signalements abusifs, diffamatoires ou formulés dans une intention de nuire pourront faire l’objet d’une exclusion ou d’un rejet.

En acceptant le label RSE Positive Company, l’entité reconnaît la légitimité de ce dispositif et s’engage à agir de manière proactive pour traiter les sujets signalés, dans l’objectif d’améliorer ses pratiques et de préserver la crédibilité du label.

Article 6 : ENGAGEMENT ET CONDITIONS D’ANNULATION / RESILIATION

Le Client est engagé sur deux audits couvrant chacun deux périodes de 18 mois de validité du label, à savoir 36 mois.

Par les présentes CGV, le Client confirme son accord pour engager un audit de renouvellement dans les 18 mois au plus tard après la date de réunion de clôture du premier audit. Pour bénéficier du label RSE Positive Company, seul un audit complet (à savoir la complétude de l’évaluation en ligne et l’administration des enquêtes parties prenantes) donne droit à une notation officielle de l’entreprise ainsi qu’à son niveau d’étoile(s) associé. 

En cas d’annulation du programme de labellisation, les indemnités à régler sont les suivantes :

-          Avant le lancement : Forfait de 35% du total de l’Audit initial.

-          Après le lancement : Forfait de 75% du total de l’Audit initial.

En cas de résiliation du programme de renouvellement de la labellisation, aucune indemnité ne sera dû avant la date de renouvellement (à savoir 18 mois après la date d’obtention du label). Un simple courriel à l’adressecontact@positive-company.eusuffit. Au-delà de cette date, un forfait de 35% du devis initial sera appliqué.

La licence étant accordée pour 18 mois à partir de la date de première obtention du label, toute annulation de renouvellement déclencherait un perte de la licence, sans aucun recours possible auprès de PWP.

En cas d’annulation de toute autre prestation (Etudes, conseil, animations d’atelier etc.), le Client sera redevable d’indemnité de 35% du devis initial avant le lancement des travaux, et de 75% après.

Tout dépassement de la date de renouvellement du programme de labellisation fixée 18 mois maximum après la date de la dernière labellisation entraînera des pénalités financières selon la formule suivante :

budget du programme de labellisation ou de renouvellement X 2% X nombre de mois de dépassement.

Article 7 : PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE

Positive Company bénéficie pour tous ses travaux d’études de la protection donnée par la loi relative à la propriété intellectuelle et industrielle. Sauf mention particulière, les rapports établis sont réservés à l’usage exclusif de l’entreprise cliente à l’exclusion de toute autre société, apparentée ou non, tout syndicat, groupement professionnel, etc.

Toute diffusion ou reproduction, directe ou indirecte, intégrale ou partielle, à titre gratuit ou onéreux, faite sans le consentement de PWP est illicite.

La méthode, les outils, la formalisation des présentations et des rapports sont la propriété de PWP. Ils sont couverts par un copyright. PWP est une marque déposée. 

Les résultats de l’étude sont la pleine et entière propriété du Client. Positive Company s’engage à en assurer la confidentialité, sauf accord explicite du Client. Ils pourront être utilisés, selon les besoins de ce dernier, en partie ou en totalité, à la condition de mentionner la source, à savoir Positive Company.

Le Client s’engage à respecter ce droit de propriété intellectuelle et à ne pas communiquer à des tiers les rapports ou méthodes de Positive Company sans autorisation préalable de Positive Company.

Article 8 : CONFIDENTIALITÉ DES DONNÉES

PWP considérera et traitera comme confidentielles toutes les informations concernant le Client, recueillies pour ce programme. Aucune communication n’en sera faite sans autorisation écrite du Client. Dans le cadre d’un programme de labellisation incluant des enquêtes auprès des parties prenantes et conformément au RGPD, PWP conserve momentanément les fichiers de réponses des salariés, clients et fournisseurs.

Ces réponses sont analysées et rendues anonymes avant toute utilisation (y compris pour les commentaires et verbatims transmis au Client dans les rapports). Positive Company pourra utiliser ces résultats dans des benchmarks ultérieurs (en conservant leur anonymat). Le benchmark étant toujours composé d’au moins cinq entreprises, Positive Company pourra, par ailleurs, mentionner le nom du Client dans ses références.

Article 9 : ACCORD D’UTILISATION DU LOGO ET DE LA MARQUE POSITIVE COMPANY

Positive Company souhaite accorder un droit non exclusif d’utilisation de sa marque et de ses logos aux entreprises justifiant de la labellisation officielle par Positive Company.

Par la présente, PWP confère, pour le territoire français, un droit non exclusif d’usage du label et du logo PWP uniquement à des fins de promotion et de communication institutionnelle, à savoir l’ensemble des actions de communication qui visent à promouvoir l’image du labellisé vis-à-vis de ses clients et de ses différents partenaires, à l’exclusion de toute exploitation commerciale directe par apposition du logo sur les supports tels que les produits et les services vendus par le Client.

Ce droit d’usage, que le Client s’engage à mettre en œuvre, est ainsi limité à l’apposition du logo sur ses communiqués de presse, plaquettes de présentation et affiches, sites Internet, offres d’emploi, et plus généralement tous supports de communication, matériel ou immatériel, à la condition expresse que le support ne constitue pas directement un produit commercial proposé à la vente ou un service rémunéré.

Le Client reconnait que tous les droits, titres et intérêts relatifs au logo Positive Company sont et demeurent la propriété exclusive de Positive Company.

Le présent droit d’utilisation est consenti à titre gratuit pour une durée de 18 mois calendaires à partir de la date d’obtention du label. Toutefois, Positive Company se réserve la possibilité de suspendre ce droit d’utilisation de plein droit en cas de défaut de paiement par le Client de ses factures.

La présente licence est consentie au Client à titre strictement personnel. En conséquence, le Client s’interdit de transférer à un tiers ou d’autres filiales du groupe tout ou partie des droits et obligations résultant des présentes. En cas de fusion, absorption, acquisition, cession, transfert d’activités à une société, changement de contrôle direct ou indirect du Client (la notion de contrôle étant appréciée selon les dispositions de l’article L.233-3 du Code de commerce), le maintien du droit d’utilisation concédé sera soumis à l’accord de Positive Company, et qui pourra être refusé au vu de la modification de la nature du Client.

Article 10 : COMMUNICATION

Par la présente, le Client s’engage à respecter les modalités de communication reprises dans le guide de labellisation rédigé à cet effet. Ce document évoluant régulièrement en s’enrichissant des meilleures pratiques de la communauté, nous invitons nos Clients à le consulter fréquemment.

Toute modification du message et des visuels mis à disposition doivent faire l’objet d’une validation préalable par le service communication dont les coordonnées sont disponibles dans le document communiqué à la réunion de lancement.

Article 11 : UTILISATION DU NOM DU CLIENT A TITRE DE REFERENCE

Le CLIENT autorise expressément PWP à utiliser les nom / logos / marques du CLIENT, dans le strict respect de la charte graphique du CLIENT, seulement à titre de référence commerciale (liste des références client de PWP et annonces publiques sur les réseaux sociaux professionnels de PWP), à l’exclusion de tout autre usage qui devra faire l'objet d'une autorisation préalable par le CLIENT. Le référencement du CLIENT sur la liste publique des clients de PWP est pour PWP une qualité essentielle explicite (art.1133 [nouveau] Code civil) de la prestation du CLIENT attendue par PWP.

Article 12 : CONDITION D’ACCÈS A LA COMMUNAUTE POSITIVE COMPANY

Le Collectif PWP inclus les entreprises en cours de labellisation, les entreprises labellisées, ainsi que les partenaires (entreprises, associations, ou consultants). L’objectif principal du Collectif est de partager les bonnes pratiques et de progresser ensemble sur des thèmes de fonds autour de la RSE. Toute personne ou entreprise ne respectant des règles confidentialité, de non-démarchage, et de bienveillance auprès des membres du collectif se verrait en être expressément exclue immédiatement. 

La participation d'au moins une personne de votre entreprise au « café de bienvenue dans la communauté » est requise pour faciliter l'intégration et favoriser une meilleure communication entre les nouveaux membres de la communauté. Cette présence renforcera votre engagement envers notre communauté et contribuera à créer un environnement accueillant pour tous.

 Article 13 : APPLICATIONS GÉNÉRALES

Dans le cas où le Client ne respecterait pas les présentes conditions générales, Positive Company pourrait mettre un terme au contrat dans un délai de cinq jours, notifié par courriel électronique au Client. En cas d'expiration ou de résiliation, le Client devra cesser immédiatement toute utilisation du label.

Les présentes conditions d’utilisation sont régies quant à leurs conditions de validité, d’interprétation et d’exécution par la loi française. Tout litige que les parties ne parviendraient pas à résoudre à l’amiable dans un délai de trente jours après une réunion au moins entre les parties sera soumis au tribunal compétent du ressort de la cour d’appel de Paris.